Regulamin serwisu Certop.pl

§ 1 Definicje

1. Certop - EXPROJEKT Piotr Czujak, ul. Bartąska 114/7, 10-687 Olsztyn, NIP 739-357-97-90, prowadzący serwis Certop.pl.
2. Serwis - strona internetowa pod adresem certop.pl wraz z podstronami.
3. Zamawiający - osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, osoba prawna albo jednostka organizacyjna z ustawową zdolnością do czynności prawnych, która składa Zamówienie.
4. Konsument - Zamawiający będący osobą fizyczną, który zamawia usługę w celu niezwiązanym bezpośrednio z działalnością gospodarczą lub zawodową.
5. Przedsiębiorca na prawach konsumenta - osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, która zamawia usługę niezwiązaną z jej zawodowym charakterem (art. 385(5) Kodeksu cywilnego). W zakresie wskazanym w przepisach stosujemy do niej postanowienia dotyczące Konsumenta.
6. Usługa - sporządzenie świadectwa charakterystyki energetycznej, zaświadczenia dla obiektu nieogrzewanego, projektowanej charakterystyki energetycznej albo audytu energetycznego, wraz z usługami dodatkowymi (wysyłka wersji papierowej, realizacja ekspresowa, zebranie danych od zarządcy).
7. Świadectwo - świadectwo charakterystyki energetycznej w rozumieniu Ustawy, sporządzone i wpisane do centralnego rejestru charakterystyki energetycznej budynków.
8. Zaświadczenie - dokument sporządzony przez Osobę uprawnioną, potwierdzający, że dla danego obiektu (na przykład garażu bez instalacji grzewczej) nie da się sporządzić świadectwa i wyjaśniający przyczynę. Nie jest świadectwem w rozumieniu Ustawy.
9. Osoba uprawniona - osoba wpisana do centralnego rejestru charakterystyki energetycznej budynków, uprawniona do sporządzania świadectw.
10. Formularz Zamówienia - formularz w Serwisie służący do złożenia Zamówienia.
11. Zamówienie - oświadczenie Zamawiającego stanowiące ofertę zawarcia umowy z Certop.
12. Dzień roboczy - dzień od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.
13. Ustawa - ustawa z 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków.

§ 2 Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady korzystania z Serwisu, warunki zawierania i rozwiązywania umów oraz tryb postępowania reklamacyjnego.
2. Postanowienia Regulaminu kierowane są zarówno do Konsumentów, jak i do przedsiębiorców, chyba że w danym punkcie wskazano inaczej.
3. Do korzystania z Serwisu wystarczy urządzenie z dostępem do internetu, przeglądarka internetowa i czynny adres e-mail.
4. Przeglądanie Serwisu jest bezpłatne. Odpłatne jest wykonanie Usługi na warunkach opisanych niżej.
5. Zamawiający nie może przekazywać do Serwisu treści bezprawnych.

§ 3 Usługi i sposób zamawiania

1. Informacje o Usługach zamieszczone w Serwisie nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, lecz zaproszenie do zawarcia umowy.
2. Zamówienie składa się przez Formularz Zamówienia dostępny w Serwisie, a w przypadku usług wycenianych indywidualnie - na podstawie oferty przesłanej mailem po zapytaniu.
3. Ceny podane w Serwisie są cenami brutto w złotych polskich. Certop nie jest czynnym podatnikiem VAT, więc do ceny nie dolicza się podatku od towarów i usług.
4. Warunkiem złożenia Zamówienia jest zapoznanie się z Regulaminem i akceptacja jego postanowień.
5. Zamówienia można składać przez całą dobę, we wszystkie dni roku. Ich obsługa odbywa się w Dni robocze.
6. W toku realizacji Zamówienia Certop lub Osoba uprawniona może zwrócić się o dodatkowe dane albo dokumenty, jeżeli okażą się niezbędne do sporządzenia dokumentu. Prośba może być powtórzona, jeśli przekazane informacje nadal będą niewystarczające.
7. Jeżeli Zamawiający wybrał wariant obejmujący zebranie danych od zarządcy lub spółdzielni, Certop występuje o te dane w jego imieniu. Zarządca ma na odpowiedź ustawowo 14 dni. Część zarządców wymaga pełnomocnictwa, którego wzór udostępniamy w Serwisie.
8. Jeżeli mimo trzech próśb zarządca nie przekaże danych, Zamówienie zamykamy jako niewykonane i nie pobieramy żadnej opłaty. O każdym kroku informujemy mailem.
9. W szczególnych przypadkach możliwy jest dojazd do obiektu i inwentaryzacja na miejscu - za dodatkową opłatą ustalaną indywidualnie.
10. Za prawidłowość sporządzonego Świadectwa odpowiada Osoba uprawniona, która je podpisuje i wprowadza do centralnego rejestru.

§ 4 Zawarcie umowy

1. Wysłanie Formularza Zamówienia jest ofertą zawarcia umowy o treści określonej Regulaminem i opisem Usługi.
2. Po złożeniu Zamówienia Certop niezwłocznie potwierdza jego otrzymanie wiadomością e-mail na adres podany w formularzu. Wiadomość zawiera numer zlecenia.
3. Umowa zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia przyjęcia Zamówienia przez Certop.
4. Certop może odmówić przyjęcia Zamówienia, w szczególności gdy z przekazanych danych wynika, że dokument nie może zostać sporządzony albo że zamawiany dokument nie odpowiada sytuacji obiektu. W takim przypadku informujemy o tym Zamawiającego i zwracamy całość wpłaty.

§ 5 Ceny i płatności

Sposób płatności wybiera Zamawiający w Formularzu Zamówienia albo na stronie płatności, do której prowadzi link z formularza i z wiadomości e-mail.

1. Płatności elektroniczne obsługuje Paynow (operator: mElements S.A. z siedzibą w Warszawie, spółka z Grupy mBanku). Dostępne metody to BLIK, szybki przelew internetowy oraz karta płatnicza.
2. Możliwa jest też zwykła płatność przelewem na rachunek bankowy podany w wiadomości potwierdzającej Zamówienie oraz na stronie płatności.
3. Zamawiający wybiera moment płatności: od razu przy składaniu Zamówienia albo po weryfikacji danych przez Certop. W drugim przypadku sprawdzamy kompletność przekazanych informacji i przesyłamy link do płatności - zwykle w kilka godzin, najpóźniej następnego Dnia roboczego.
4. W wariancie obejmującym zebranie danych od zarządcy o płatność prosimy dopiero po otrzymaniu kompletu danych.
5. Dokument wydajemy po opłaceniu Zamówienia w całości. Nie pobieramy zaliczek ani przedpłat częściowych.
6. Przy usługach wycenianych indywidualnie (budynek, projektowana charakterystyka, audyt) kolejność jest inna: najpierw oferta i akceptacja, potem opracowanie i wersja robocza do sprawdzenia, a płatność - na podstawie faktury proforma, przed wydaniem dokumentu końcowego. Audyt energetyczny rozliczamy po wykonaniu, na podstawie faktury płatnej w terminie w niej wskazanym.
7. Do ceny Usługi dolicza się wybrane opcje dodatkowe: realizację ekspresową, wysyłkę wersji papierowej oraz zebranie danych od zarządcy. Ich koszt widoczny jest w podsumowaniu przed złożeniem Zamówienia.
8. Za każdą Usługę wystawiamy dokument księgowy. Zamawiający wyraża zgodę na przesyłanie faktur i ich korekt w formie elektronicznej na adres e-mail podany w Zamówieniu.
9. Zwrot środków następuje tą samą drogą, którą wpłynęła płatność. W przypadku płatności BLIK zwrot trafia na rachunek powiązany z BLIK-iem Zamawiającego.

§ 6 Termin realizacji

Terminy liczymy w Dniach roboczych, od chwili, w której mamy jednocześnie komplet danych i zaksięgowaną wpłatę. Konkretną datę realizacji widać w podsumowaniu Zamówienia i w wiadomości potwierdzającej.

1. Świadectwo dla mieszkania - 2 Dni robocze, w opcji ekspresowej następny dzień.
2. Świadectwo dla domu i dla lokalu użytkowego - 4 Dni robocze; dla domu dostępna jest opcja ekspresowa (2 Dni robocze).
3. Świadectwo dla budynku - 5-7 Dni roboczych, przy wycenie indywidualnej termin potwierdzamy w ofercie.
4. Zaświadczenie dla obiektu nieogrzewanego - 1-2 Dni robocze.
5. Projektowana charakterystyka energetyczna - 3-5 Dni roboczych.
6. Audyt energetyczny - 3-7 Dni roboczych, w zależności od stopnia skomplikowania; konkretny termin podajemy w ofercie.
7. Jeżeli w przekazanych danych czegoś zabraknie, poprosimy o uzupełnienie, a termin przesuwa się o czas oczekiwania na odpowiedź.
8. W wariancie z zebraniem danych od zarządcy termin biegnie od dnia otrzymania danych od zarządcy, a nie od dnia Zamówienia.
9. Dokumenty wysyłamy do końca dnia, zwykle w godzinach wieczornych.

§ 7 Postać dokumentu i dostawa

1. Podstawową postacią dokumentu jest plik PDF podpisany elektronicznie, przesyłany na adres e-mail wskazany w Zamówieniu. Jest to pełnoprawny dokument - nie wymaga dodatkowego poświadczania ani wydruku.
2. Każde Świadectwo wprowadzamy do centralnego rejestru charakterystyki energetycznej budynków.
3. Na życzenie wysyłamy dodatkowo wersję papierową - odpłatnie, przesyłką InPost, na terenie Polski, w ciągu 5 Dni roboczych od przesłania wersji elektronicznej. Zamawiający wybiera doręczenie kurierem pod wskazany adres albo do paczkomatu.
4. Koszt wysyłki papierowej nie jest zawarty w cenie Usługi i jest podawany w podsumowaniu Zamówienia.
5. Czas doręczenia przesyłki zależy od przewoźnika i nie wlicza się do terminu realizacji Usługi - dokument w wersji elektronicznej otrzymujesz wcześniej i jest on pełnoprawny.

§ 8 Zaświadczenie dla obiektu nieogrzewanego

To osobna usługa, o innym przedmiocie niż świadectwo - dlatego opisujemy ją oddzielnie.

1. Dla obiektu bez instalacji grzewczej (na przykład garażu) świadectwa charakterystyki energetycznej nie da się sporządzić: powierzchnia ogrzewana wynosi zero, więc wskaźników EP, EK i EU nie ma z czego wyliczyć.
2. W takiej sytuacji sporządzamy Zaświadczenie - dokument Osoby uprawnionej potwierdzający ten stan i wyjaśniający jego przyczynę. Służy on do okazania przy czynności notarialnej.
3. Zamawiający oświadcza w Formularzu Zamówienia, że obiekt nie jest wyposażony w instalację grzewczą. Jeżeli po weryfikacji okaże się inaczej, informujemy o tym i proponujemy sporządzenie świadectwa - Zamówienie na Zaświadczenie nie jest wtedy realizowane, a wpłata podlega zwrotowi albo zaliczeniu na poczet świadectwa.
4. Certop nie gwarantuje, że konkretny notariusz albo urząd uzna Zaświadczenie za wystarczające - dokument stwierdza stan faktyczny i prawny, a ocena należy do adresata.

§ 9 Obowiązki Zamawiającego

1. Zamawiający podaje dane pełne, prawdziwe i aktualne, w szczególności dotyczące obiektu, którego dotyczy dokument.
2. Podanie danych nieprawdziwych, niepełnych lub nieaktualnych może spowodować wadliwość dokumentu. Certop nie odpowiada za skutki wynikające wyłącznie z takich danych.
3. Zamawiający zapewnia, że ma prawo przekazać Certopowi dokumentację obiektu (rzuty, projekty, pełnomocnictwa) w zakresie potrzebnym do wykonania Usługi.
4. Zamawiający odbiera korespondencję na adres e-mail podany w Zamówieniu. Prosimy sprawdzać także folder wiadomości niechcianych.

§ 10 Prawo odstąpienia od umowy

Ten paragraf dotyczy Konsumentów oraz Przedsiębiorców na prawach konsumenta.

1. Konsumentowi przysługuje prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od jej zawarcia, bez podawania przyczyny.
2. Oświadczenie o odstąpieniu wystarczy przesłać mailem na adres kontakt@certop.pl.
3. Składając Zamówienie z realizacją przed upływem terminu na odstąpienie, Konsument żąda rozpoczęcia świadczenia usługi przed tym terminem. Jest to konieczne, żeby dotrzymać terminów realizacji podanych wyżej.
4. Zgodnie z art. 35 ustawy o prawach konsumenta, w razie odstąpienia po rozpoczęciu wykonywania usługi na wyraźne żądanie Konsumenta, Konsument płaci za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia - proporcjonalnie do zakresu wykonanej pracy. W praktyce oznacza to potrącenie kosztu analizy przekazanych danych przez Osobę uprawnioną, nie więcej niż 50 zł.
5. Prawo odstąpienia wygasa z chwilą pełnego wykonania Usługi, czyli po przesłaniu gotowego dokumentu - o czym Konsument jest informowany przed złożeniem Zamówienia (art. 38 pkt 1 ustawy o prawach konsumenta).
6. Zwrot następuje w terminie do 14 dni od otrzymania oświadczenia, tą samą drogą, którą wpłynęła płatność.

§ 11 Reklamacje

1. Reklamację składa się mailem na adres kontakt@certop.pl, podając numer zlecenia i opis nieprawidłowości.
2. Certop rozpatruje reklamację niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od jej otrzymania, i odpowiada na adres e-mail wskazany w Zamówieniu.
3. Jeżeli reklamacja dotyczy treści dokumentu, ewentualne poprawki wprowadzamy w terminie do 3 Dni roboczych od uznania reklamacji i przesyłamy poprawiony dokument.
4. Jeżeli urząd, notariusz albo bank zgłosi wątpliwości co do sporządzonego przez nas dokumentu, wyjaśniamy je nieodpłatnie.
5. Do umów z Konsumentami stosuje się przepisy o odpowiedzialności za zgodność świadczenia z umową zawarte w ustawie o prawach konsumenta oraz w Kodeksie cywilnym.

§ 12 Odpowiedzialność

1. Certop odpowiada za należyte wykonanie Usługi na zasadach ogólnych.
2. Certop nie odpowiada za skutki decyzji podjętych przez Zamawiającego lub osoby trzecie na podstawie dokumentu, ani za ocenę dokumentu dokonaną przez notariusza, urząd lub bank.
3. Wobec Zamawiających niebędących Konsumentami ani Przedsiębiorcami na prawach konsumenta odpowiedzialność Certop ogranicza się do wysokości wynagrodzenia za daną Usługę, z wyłączeniem przypadków winy umyślnej.
4. Certop nie odpowiada za przerwy w działaniu Serwisu wynikające z przyczyn niezależnych, w szczególności z awarii po stronie dostawcy hostingu lub operatora płatności.

§ 13 Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych przekazywanych w Serwisie jest EXPROJEKT Piotr Czujak, ul. Bartąska 114/7, 10-687 Olsztyn, NIP 739-357-97-90.
2. Zasady przetwarzania danych, w tym listę odbiorców i okresy przechowywania, opisuje Polityka prywatności.
3. Dokumentacja obiektu przekazana w Formularzu Zamówienia (rzuty, projekty, pełnomocnictwa) jest przechowywana razem ze zleceniem i wykorzystywana wyłącznie do wykonania Usługi oraz do wykazania jej prawidłowości.

§ 14 Prawa autorskie

1. Prawa do Serwisu, jego treści, znaków graficznych i słownych przysługują Certop. Kopiowanie i wykorzystywanie treści Serwisu bez zgody jest zabronione.
2. Sporządzony dokument Zamawiający może wykorzystywać w celach, dla których został zamówiony - w szczególności przedstawiać go notariuszowi, urzędowi, bankowi, kupującemu lub najemcy.

§ 15 Zmiany Regulaminu

1. Certop może zmienić Regulamin. Nowa treść obowiązuje od dnia opublikowania jej w Serwisie.
2. Do Zamówień złożonych przed zmianą stosuje się Regulamin w brzmieniu z dnia złożenia Zamówienia.

§ 16 Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego.
2. Korespondencję kierujemy i przyjmujemy pod adresem ul. Bartąska 114/7, 10-687 Olsztyn oraz mailowo: kontakt@certop.pl.
3. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń - między innymi przez powiatowego (miejskiego) rzecznika konsumentów, wojewódzkiego inspektora Inspekcji Handlowej albo platformę ODR Komisji Europejskiej. Skorzystanie z nich jest dobrowolne.
4. Spory z Zamawiającym niebędącym Konsumentem rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Certop.