Polityka prywatności

§ 1 Administrator danych

1. Administratorem Twoich danych osobowych jest EXPROJEKT Piotr Czujak, ul. Bartąska 114/7, 10-687 Olsztyn, NIP 739-357-97-90.
2. Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@certop.pl, telefon 513 169 804.
3. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych - w sprawach dotyczących przetwarzania pisz bezpośrednio na powyższy adres.

§ 2 Jakie dane zbieramy i po co

Zakres danych zależy od tego, co robisz w serwisie. Poniżej pełna lista sytuacji, w których je od Ciebie otrzymujemy.

1. Zamówienie dokumentu - imię i nazwisko, adres e-mail, telefon (opcjonalnie), adres obiektu, dane o obiekcie, a przy fakturze także nazwa firmy, NIP i adres. Podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz obowiązki podatkowe i rachunkowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
2. Załączniki do zamówienia - rzuty i dokumentacja obiektu, zdjęcia, pełnomocnictwa dla zarządcy. Mogą zawierać dane osobowe Twoje i osób trzecich. Podstawa: wykonanie umowy oraz nasz prawnie uzasadniony interes, jakim jest możliwość wykazania prawidłowości sporządzonego dokumentu (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).
3. Zapytanie o wycenę - imię, e-mail, telefon (opcjonalnie), dane obiektu potrzebne do wyceny. Podstawa: podjęcie działań przed zawarciem umowy na Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
4. Formularz kontaktowy - imię, e-mail, telefon (opcjonalnie), treść wiadomości. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes polegający na udzieleniu odpowiedzi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
5. Korespondencja mailowa - dane, które sam podasz w wiadomości. Zapisujemy ją przy zleceniu, żeby zachować historię sprawy.
6. Dane techniczne - adres IP, rodzaj przeglądarki i systemu, czas wizyty, przeglądane podstrony. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i poprawnego działania serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
7. Statystyka i reklama - dane o ruchu i zachowaniu w serwisie zbierane przez narzędzia opisane niżej. Podstawa: Twoja zgoda wyrażona w oknie zgód (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

§ 3 Dokumentacja obiektu, którą przesyłasz

1. Do wykonania świadectwa potrzebujemy dokumentacji obiektu. Przesyłasz ją przez formularz zamówienia albo mailem.
2. Pliki trafiają na nasz serwer i są powiązane z Twoim zleceniem. Dostęp do nich mają wyłącznie osoby realizujące zlecenie po stronie Certop.
3. Nie publikujemy ich, nie udostępniamy osobom trzecim i nie wykorzystujemy do żadnych innych celów niż wykonanie i udokumentowanie zamówionej usługi.
4. Jeżeli wybierzesz wariant, w którym występujemy o dane do zarządcy lub spółdzielni, przekazujemy im Twoje pełnomocnictwo oraz adres obiektu - w zakresie niezbędnym do uzyskania danych technicznych budynku.
5. Jeżeli przesyłasz dokument zawierający dane osób trzecich (na przykład współwłaścicieli), przekazujesz go nam jako administrator tych danych albo osoba do tego upoważniona.

§ 4 Komu przekazujemy dane

Korzystamy z dostawców, bez których serwis nie mógłby działać. Każdy z nich przetwarza dane wyłącznie w zakresie potrzebnym do swojej usługi.

1. Dostawca hostingu - przechowuje serwis, bazę danych i przesłane załączniki.
2. Operator płatności - mElements S.A. (Paynow, Grupa mBanku) oraz bank prowadzący nasz rachunek. Otrzymują dane niezbędne do realizacji i rozliczenia płatności.
3. Biuro rachunkowe i system do fakturowania - w zakresie danych z faktur, na podstawie obowiązków podatkowych.
4. Dostawca poczty e-mail - obsługuje wysyłkę i odbiór korespondencji.
5. InPost Sp. z o.o. - wyłącznie gdy zamówisz wersję papierową dokumentu; otrzymuje imię, nazwisko i dane adresowe potrzebne do doręczenia przesyłki.
6. Google Ireland Limited - w zakresie statystyki i narzędzi analitycznych (Google Analytics, Google Tag Manager), po wyrażeniu przez Ciebie zgody.
7. Osoby uprawnione i współpracownicy Certop - w zakresie niezbędnym do wykonania zlecenia, na podstawie umów powierzenia albo zobowiązania do poufności.
8. Poza tym dane mogą zostać udostępnione organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

§ 5 Przekazywanie danych poza EOG

1. Dane związane z realizacją zamówień przechowujemy na serwerach w Europejskim Obszarze Gospodarczym.
2. Narzędzia analityczne Google mogą przekazywać dane do Stanów Zjednoczonych. Odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. o odpowiednim stopniu ochrony danych w ramach Data Privacy Framework oraz standardowych klauzul umownych.
3. Do przekazania dochodzi wyłącznie wtedy, gdy wyrazisz zgodę na pliki analityczne i marketingowe.

§ 6 Jak długo przechowujemy dane

1. Dane zamówienia i dokumentacja obiektu - przez czas realizacji, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat, a dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą 3 lata).
2. Dane z faktur i dokumentów księgowych - 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
3. Korespondencja - do zakończenia sprawy, a jeżeli dotyczy zlecenia, razem z jego dokumentacją.
4. Zapytania o wycenę, które nie zakończyły się zamówieniem - do roku od ostatniego kontaktu.
5. Dane statystyczne - zgodnie z ustawieniami narzędzi analitycznych, nie dłużej niż 14 miesięcy.

§ 7 Pliki cookies i narzędzia zewnętrzne

1. Serwis używa plików cookies. Niezbędne - potrzebne do działania koszyka, sesji zamówienia i zabezpieczeń formularzy - zapisujemy zawsze, bo bez nich serwis nie działa.
2. Pozostałe pliki, w tym analityczne i marketingowe, zapisujemy wyłącznie po Twojej zgodzie wyrażonej w oknie zgód. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić albo wycofać w tym samym oknie.
3. Narzędzia, których używamy po wyrażeniu zgody: Google Analytics i Google Tag Manager (statystyka ruchu), a także osadzone filmy YouTube na stronach ofert i opinie Google prezentowane w serwisie.
4. Filmy osadzamy w trybie ograniczonego śledzenia, ale ich odtworzenie oznacza kontakt z serwerami Google.
5. Możesz też samodzielnie zablokować cookies w ustawieniach przeglądarki - to jednak może ograniczyć działanie formularzy i zamówień.

§ 8 Profilowanie

1. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne w sposób wyłącznie zautomatyzowany.
2. Narzędzia statystyczne mogą grupować odwiedzających według zachowania w serwisie, żeby pokazać nam, które strony wymagają poprawy. Dzieje się to tylko po wyrażeniu przez Ciebie zgody i nie wpływa na cenę ani na warunki usługi.

§ 9 Twoje prawa

1. Masz prawo dostępu do swoich danych (art. 15 RODO) i otrzymania ich kopii.
2. Masz prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO).
3. Masz prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) - z zastrzeżeniem danych, które musimy przechowywać na podstawie przepisów podatkowych albo do obrony przed roszczeniami.
4. Masz prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) i do przenoszenia danych (art. 20 RODO).
5. Masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO).
6. Masz prawo wycofać zgodę w dowolnym momencie - wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania (art. 7 ust. 3 RODO).
7. Żądanie wystarczy przesłać na kontakt@certop.pl. Odpowiadamy niezwłocznie, najpóźniej w ciągu miesiąca; przy sprawach złożonych możemy przedłużyć ten termin o dwa miesiące, uprzedzając Cię o tym.
8. Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uznasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem.

§ 10 Czy podanie danych jest obowiązkowe

1. Podanie danych jest dobrowolne, ale bez części z nich nie wykonamy usługi - nie da się sporządzić świadectwa bez adresu obiektu ani wysłać dokumentu bez adresu e-mail.
2. Podanie danych do faktury jest wymagane, gdy prosisz o jej wystawienie - wynika to z przepisów podatkowych.
3. Zgoda na cookies analityczne i marketingowe jest w pełni dobrowolna. Odmowa nie wpływa na możliwość złożenia zamówienia ani na jego cenę.

§ 11 Bezpieczeństwo

1. Serwis działa w połączeniu szyfrowanym (HTTPS).
2. Dostęp do zleceń i załączników mają wyłącznie upoważnione osoby, po zalogowaniu, w zakresie potrzebnym do wykonania pracy.
3. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku, w tym kopie zapasowe i kontrolę dostępu, i weryfikujemy je w miarę potrzeb.

§ 12 Zmiany polityki

1. Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób działania serwisu albo przepisy prawa.
2. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, a data ostatniej zmiany widnieje na górze strony.